Workforce Management

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Workforce Management af Mind Map: Workforce Management

1. Desafios

1.1. As principais categorias de risco relativas à seleção, implementação e implantação de aplicativos WFM incluem o seguinte:

1.2. Pode haver desafios significativos de gerenciamento de mudança, porque as soluções existentes geralmente têm um longo prazo e os usuários se acostumaram às "peculiaridades" e soluções alternativas do aplicativo. Programas internos formais que comunicam os benefícios de uma solução mais automatizada aos usuários são necessários para facilitar a transição para novos sistemas e processos (consulte "Projetos de transformação de RH devem abordar questões não tecnológicas" ).

1.2.1. gerenciamento de mudança

1.3. As próprias implementações também podem ser complexas e demoradas, especialmente quando abrangem vários locais e / ou unidades de negócios. Orçamento, planejamento, equipe e preparação para o longo prazo.

1.3.1. implantação complexa

1.4. A otimização do cronograma requer profundo conhecimento de domínio e pode envolver integração com vários sistemas para incorporar dados de demanda, habilidades / competências do trabalhador e informações do projeto. Garantir que recursos qualificados (internos e externos) estejam alocando as equipes de seleção e implementação para aplicar a combinação certa de conhecimento interno de requisitos e prática de liderança prevalecente.

1.4.1. domínio de conhecimento

1.4.2. integrações

1.5. Ambientes que são fortemente sindicalizados podem ter regras de pagamento muito complexas que requerem configuração substancial, extensibilidade ou até customização para suporte. Certifique-se de incluir especialistas internos no assunto (PMEs) no projeto para documentar totalmente essas regras de pagamento e envolver líderes de populações de trabalhadores representados para negociar alternativas "ganha-ganha" que simplificam as regras de pagamento ao longo do tempo.

1.5.1. complexidade de configuração (configuração substancial, extensibilidade ou até customização para suporte.

1.6. As regras de horário, presença e agendamento também diferem substancialmente por geografia. Como não há fornecedores verdadeiramente globais, gerencie as expectativas de acordo. As organizações multinacionais provavelmente ainda terão mais de um fornecedor de WFM, embora tenha havido um aumento substancial nas implementações globais de WFM nos últimos cinco anos.

1.6.1. As regras de horário, presença e agendamento também diferem substancialmente por geografia

1.7. Organizações com vários tipos de trabalhadores / padrões de trabalho (como uma empresa de manufatura que também tem trabalhadores de serviço de campo ou uma empresa de varejo com funcionários de loja, centro de distribuição e contact center) provavelmente terão dificuldade em selecionar uma solução WFM que cubra toda a força de trabalho, porque muito poucas soluções fornecem profundidade equivalente de suporte nessas funções especiais.

1.7.1. Cobertura ampla de força de trabalho para clientes com diversificação: (vários tipos de trabalhadores / padrões de trabalho (como uma empresa de manufatura que também tem trabalhadores de serviço de campo ou uma empresa de varejo com funcionários de loja, centro de distribuição e contact center)

2. Beficios

2.1. Quantitativos

2.1.1. Otimização do cronograma

2.1.1.1. Melhor adequação do horário programado à demanda antecipada (varejo); agrupamento mais eficiente de trabalhos para aumentar o número concluído por dia (serviços de campo); correspondência da equipe do hospital com a demanda prevista e a acuidade do paciente (saúde)

2.1.2. Gerenciamento diário

2.1.2.1. gerentes e supervisores na maioria das indústrias se beneficiarão do fornecimento de funcionalidade em dispositivos móveis que oferecem suporte a correções "em tempo real" e reduzem o tempo gasto respondendo a ausências não planejadas e variação da demanda esperada, permitindo assim mais atenção em outras atividades de valor agregado

2.1.3. Fraude de registro de ponto

2.1.3.1. Redução de "socos de amigos" (Colaborar registra ponto para outro)

2.1.3.2. (pagando pelo tempo não trabalhado) em muitos setores.

2.1.4. Horas extras reduzidas

2.1.4.1. devido à melhor correspondência dos horários dos trabalhadores com a demanda e coleta de tempo mais precisa.

2.1.5. Controle de licença médica

2.1.5.1. Redução da responsabilidade por licença médica e por férias devido ao rastreamento mais preciso dos pedidos de licença e da licença real gozada.

2.1.6. Melhoria da folha de pagamento

2.1.6.1. faturamento e precisão e eficiência do faturamento devido à automação da coleta de tempo (frequentemente vinculado a uma ordem de serviço, tarefa ou atividade específica).

2.1.7. leis trabalhistas

2.1.7.1. Redução do risco de conformidade com acordos estatutários e coletivos de trabalho.

2.2. Qualitativos

2.2.1. ajuste de turnos

2.2.1.1. Maior satisfação e engajamento dos funcionários, permitindo uma seleção e ajuste de turno mais flexível.

2.2.2. satisfação do cliente

2.2.2.1. Aumento da satisfação do cliente decorrente da melhoria da comunicação e da melhor correspondência dos trabalhadores com a demanda do cliente (o trabalhador certo com as habilidades certas na hora certa fazendo as coisas certas)

2.2.3. receita incremental

2.2.3.1. Aumento da receita incremental obtida ao capacitar técnicos de campo e agentes de atendimento ao cliente com detalhes sobre ofertas relevantes, para cobertura de equipamento adicional ou atualizações de produto, que eles podem compartilhar com os clientes e, em seguida, obter sua aprovação no ponto de serviço (POS).

3. Vantagens

3.1. Menor custo de gerenciamento

3.1.1. O processo de organização de uma equipe costuma ser bem caro, não pelo seu custo direto, mas pelo tempo que ele exige e o retrabalho necessário em caso de erro. Porém, com um sistema de Workforce Management(WFM), ele se torna muito mais rápido e simples, custando bem menos para a empresa.

3.2. Maximização do rendimento e da lucratividade

3.2.1. Junto à redução do custo, vem também o aumento do rendimento da equipe. Como agora o tempo deles está otimizado, é possível aumentar a lucratividade.

3.3. Mais rápido e preciso às mudanças

3.3.1. Mudar é necessário para qualquer empresa que pretenda continuar no mercado. E fazê-lo depressa para não perder uma janela de oportunidade é vital.

4. Como Implantar

4.1. Estabelecimento de metas

4.1.1. Primeiro, são inseridas metas de rentabilidade no sistema, junto com todos os recursos técnicos e humanos disponíveis. Esta será a base de todos os cálculos para o programa.

4.2. Criação de regras

4.2.1. Neste momento, são inseridas todas as regras de horário para cada grupo de funcionários. Por exemplo, tempo de trabalho adequado, horários apropriados para intervalo, entre outros.

4.3. Programação de horários

4.3.1. Com todos os recursos anotados e metas traçadas, devem ser estipulados horários de trabalho adequados para cada função. Isso inclui entrada, saída, pausas para almoço e eventuais reuniões de equipe.

4.4. Criação de escalas

4.4.1. Com base nos dados já inseridos, o sistema de Workforce Management(WFM) vai criar uma agenda de escalas que maximize a eficiência da equipe, minimizando o custo necessário para alcançar a meta já estabelecida.

4.5. Resolução de conflitos

4.5.1. Eventualmente, serão feitas mudanças no cronograma de cada funcionário ou nos protocolos de alguma função. Isso pode levar a conflitos de agendas, o que causaria confusão da rotina de trabalho. Por isso, o programa de Workforce Management(WFM) também trabalha para eliminar esses conflitos ou, ao menos, sinalizá-los.

5. Funções basicas

5.1. gerenciamento de ausências

5.2. agendamento básico

5.3. gerenciamento de tarefas

5.4. tempo e presença

5.5. Relatórios e visualização de dados

5.6. Analises

5.7. A funcionalidade principal do WFM inclui:

5.7.1. Medir com precisão o tempo de trabalho e a ausência de trabalhadores, disponibilizando essas informações para a folha de pagamento e outros sistemas de RH

5.7.2. Ajudar os empregadores a cumprirem a legislação e os acordos relativos ao horário de trabalho, pagamento e licença

5.7.3. Fornecer um meio de criar horários de trabalho eficientes e justos (às vezes chamados de escalas ou escalas de serviço) e fornecer ferramentas para monitorar a produtividade do trabalhador

5.7.4. Funções

5.7.4.1. As funções e usos potenciais do WFM vão muito além dos processos administrativos e operacionais. Alguns de seus funcionários e gerentes usarão seu aplicativo WFM várias vezes ao dia. Dependendo do setor, é improvável que haja outro aplicativo que tenha tanto uso regular por uma proporção tão grande de sua força de trabalho.

5.7.4.2. Os fornecedores têm desenvolvido aplicativos WFM para incluir recursos e funções além da competência administrativa e operacional tradicional, como mensagens / comunicação, treinamento e avaliações, reconhecimento e recompensas, pesquisas e enquetes.

5.7.4.2.1. No entanto, capitalizar sobre essa funcionalidade só é possível se esse objetivo receber uma alta prioridade desde o início e se os novos recursos fizerem parte do plano de treinamento e gerenciamento de mudanças

6. Objetivo

6.1. melhorar a qualidade de trabalho realizado, minimiza custos operacionais e facilita a retenção de funcionários e clientes:

6.2. 1) Proporcionar uma gestão inteligente da escala de trabalho, considerando turnos, alocações e as demandas dos clientes.

6.3. 2) Projetar volume de demanda, tendências e sazonalidade, assim como a força de trabalho necessária para atender às necessidades.

6.4. 3) Diminuir turnover com a humanização de escalas.

6.5. 4) Otimizar e promover o melhor uso dos recursos humanos de acordo com as demandas e perfis.

6.6. 5) Definir regras de trabalho, com carga horária, turnos e programação de jornada.

6.7. 6) Estabelecer os melhores dias e horários de treinamentos e reuniões.

6.8. 7) Controlar a adesão e o absenteísmo das escalas de trabalho.

6.9. 8) Oferecer mais rapidez para as tomadas de decisões.

7. O que é

7.1. WFM é uma solução que compreende software, serviços e, normalmente, hardware que ajuda as organizações a gerenciar a implantação operacional de suas forças de trabalho. Na maioria dos casos, o WFM é implantado para trabalhadores remunerados por hora (funcionários e, em alguns casos, trabalhadores temporários). As exceções incluem quando se deseja que tanto os trabalhadores assalariados quanto os que recebem por hora usem o mesmo sistema de gerenciamento de ausências ou quando os trabalhadores assalariados devem alocar seu tempo para projetos e tarefas.

7.1.1. Além disso, esse tipo de software deve entregar a possibilidade de gerenciar em tempo real se o que foi programado está sendo cumprido ou não. Além de ajudar a empresa a medir a produtividade de seus colaboradores.

7.2. Traduzido diretamente como “gestão da força de trabalho”, este é um sistema que automatiza a coordenação de todos os funcionários de determinada área.

7.2.1. No lugar de passar horas tentando organizar os horários e escalas para aumentar o aproveitamento e a produtividade do setor, a máquina realiza todos os cálculos automaticamente com base em informações implantadas.

7.3. Um software de WFM deve conseguir predizer a demanda da empresa e alocar os recursos (na maioria das vezes humanos) de forma que consiga atender essa demanda da melhor forma possível.

7.4. É importante ressaltar que a Gestão da Força de Trabalho ajuda a empresa a reduzir custos, pois ajuda a reduzir seu passivo trabalhista, as horas extras, alocar e gerenciar melhor os trabalhadores, gerenciar a performance deles e compreender melhor a demanda e o comportamento futuro da empresa.